Comparatif
NavOps ou le fichier Excel du DSI ?
Excel a porté le budget de presque toutes les DSI, et il le porte encore très bien dans une entité unique. La question se pose quand il y a plusieurs entités, plusieurs exercices et des contrats qui se renouvellent tout seuls. Voici une comparaison honnête, critère par critère.
Ce qu’Excel fait très bien
Il faut commencer par là, parce que c’est vrai. Un tableur est souple, immédiat, gratuit ou déjà payé, et tout le monde sait l’ouvrir. Pour une entité, un exercice et une personne qui tient le fichier, il fait le travail. Beaucoup de DSI ont construit là-dedans un budget propre, avec des onglets par nature de dépense, un suivi du réalisé et quelques formules de projection. Rien de tout cela n’est un problème.
Où le fichier casse
Le fichier casse quand la structure qu’il décrit devient plus compliquée que lui. Trois situations reviennent presque toujours.
Plusieurs entités. Chaque filiale tient son propre fichier, avec ses propres colonnes. Le consolidé est un quatrième fichier, alimenté par copier-coller, qui est juste le jour où il est produit et faux le lendemain, dès qu’une filiale corrige une prévision sans prévenir. Les refacturations internes gonflent le total, ou sont retirées à la main, différemment chaque mois.
Plusieurs exercices. N-1, N et N+1 vivent dans des onglets ou des fichiers différents, qui divergent au fil des corrections. La question « que coûtera l’an prochain si l’on ne décide rien » se reconstruit à chaque fois, et la réponse dépend de qui la reconstruit.
Les contrats. Ils sont dans un autre fichier, dans un dossier partagé, ou dans la tête de quelqu’un. Le budget ne sait pas quelle part de la dépense est déjà engagée par des contrats signés, et le fichier des contrats ne sait pas ce que chacun coûte réellement. La reconduction tacite se découvre après la date.
À cela s’ajoutent des limites que l’on accepte jusqu’au jour où elles coûtent : aucun droit d’accès par entité (celui qui a le fichier voit tout), aucune trace de qui a modifié quoi, une sauvegarde qui dépend d’un poste ou d’un partage, et une seule personne capable de le faire vivre.
Critère par critère
| Critère | Fichier Excel | NavOps |
|---|---|---|
| Consolidation groupe et filiales | Copier-coller mensuel, juste le jour de sa production | Lecture continue de la même donnée, refacturations internes identifiées |
| Trois exercices N-1 / N / N+1 | Onglets ou fichiers séparés, qui divergent | Un référentiel d’exercices, la trajectoire se lit |
| Écart budget / réalisé | Formules à maintenir, atterrissage reconstitué à la main | Calculé en continu à partir des lignes de dépense |
| Run / Build, CAPEX / OPEX | Une colonne si quelqu’un l’a créée et la remplit | Attributs portés par chaque ligne, lus comme des axes |
| Contrats et échéances | Fichier à part, alertes manuelles ou absentes | Rattachés à la dépense, radar des échéances et des reconductions tacites |
| Coût par application | Rarement connu, déclaratif quand il existe | Issu des contrats et des lignes rattachées |
| Droits d’accès par entité | Aucun : qui a le fichier voit tout | Un rôle porte un périmètre d’entités |
| Traçabilité des modifications | Aucune, ou l’historique de versions du partage | Tracée sur les données sensibles |
| Sauvegarde et sécurité | Celles du poste ou du partage | Chiffrement, sauvegardes et isolation par client, ou votre serveur en On-Premise |
| Réversibilité | Totale : c’est un fichier | Export en format ouvert, à tout moment, sans option payante |
| Coût | Nul en licence, élevé en temps de consolidation | Au périmètre piloté, utilisateurs illimités |
Quand rester sous Excel
Restez sous Excel si vous pilotez une seule entité, sur un seul exercice à la fois, avec une seule personne qui tient le fichier et un nombre de contrats que l’on peut connaître par cœur. Le tableur est alors le bon outil, et un cockpit n’apporterait qu’une saisie de plus.
Quand passer à NavOps
Le moment est venu quand au moins deux de ces phrases sont vraies : vous pilotez deux entités ou plus ; la consolidation mensuelle vous prend plus d’une demi-journée ; un contrat s’est reconduit sans que vous l’ayez décidé ; la direction vous demande une trajectoire à trois ans que vous reconstruisez à chaque comité ; vous ne savez pas dire, sans chercher, ce que coûte réellement une application ou un fournisseur toutes entités confondues.
Et Power BI ?
Un outil de restitution lit des données, il ne les gère pas. Brancher Power BI sur des fichiers Excel donne de beaux tableaux de bord sur des chiffres qui restent saisis, consolidés et corrigés à la main. NavOps tient la donnée de référence ; ce qu’il produit s’exporte dans un format ouvert, et peut alimenter vos outils de restitution existants si vous y tenez.
Prêt à cadrer votre pilotage ?
Ouvrez votre cockpit, avec vos propres chiffres.
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